"Contabilidade e Informática: Parceria de Sucesso! (03/03/2010) (Artigo Publicado)
Com a evolução da Contabilidade e sua utilização como ferramenta de gestão, surge a necessidade de coletar, elaborar, analisar e fornecer informações com agilidade, qualidade e quantidade. Os diversos usuários da Contabilidade precisam de várias informações, de diversos setores e tipos praticamente em tempo real. Ainda mais nesse mundo globalizado e competitivo atual, onde não se pode perder tempo nas decisões e nos negócios.
Como solução para esta exigência, a informática surge como uma parceira de grande valor. Tarefas que levavam horas, às vezes até dias, são realizadas em questão de minutos. Relatórios complexos e completos são elaborados e emitidos facilmente, como, quando e quantas vezes forem necessárias. Erros de cálculo e falhas semelhantes são evitados e/ou reduzidos.
Além das tarefas básicas, tradicionais da Contabilidade, a informática oferece novas opções e novos recursos que a tornam mais eficiente e útil. Também oferece vários recursos de comunicação e informação, que enriquecem o trabalho da Contabilidade e a mantém atual com relação às técnicas de trabalho, legislações e outras informações necessárias.
Com relação às tarefas e atividades básicas da contabilidade, pode-se destacar a substituição dos "velhos livros" por arquivos e dados eletrônicos. Reduz-se o volume dos arquivos e permite mais segurança no armazenamento dos dados e facilita possíveis consultas.
Existem softwares (também chamados de módulos) específicos para o registro e controle de notas fiscais (tanto entrada/compra quanto saída/venda), para o registro e controle dos funcionários, ou seja, da parte trabalhista, para registro e controle patrimonial (setor contábil), para a elaboração de relatórios, informativos aos órgãos competentes, impostos, tributos e contribuições e várias outras funções e recursos relacionados à Contabilidade.
Na parte fiscal, ou seja, registro e controle de notas fiscais, o software minimiza a quantidade de erros, pois o próprio sistema efetua os cálculos. Há muito mais segurança nos registros, realizados de forma organizada, rápida e eficiente. Todos os impostos, tributos e contribuições relacionados às notas fiscais, são elaborados e entregues para pagamento dentro do prazo evitando maiores complicações paras empresas e para os contabilistas.
Na área trabalhista, os softwares registram os dados cadastrais das empresas e de seus funcionários, além dos dados informados no dia-a-dia, como afastamentos, atestados médicos, horas extras, abonos, etc. Praticamente todas as atividades do setor são efetuadas e controladas automaticamente pelo sistema, bastando apenas informar os dados e efetuar uma simples conferência. Estes módulos elaboram relatórios e informativos obrigatórios e úteis (necessários) como folhas de pagamento (holerite) e informações relativas ao fundo de garantia por tempo de serviço (FGTS).
Com relação ao setor contábil, ou seja, registro e controle patrimonial, os softwares utilizam o método das partidas dobradas (débito e crédito) para registrar toda e qualquer alteração patrimonial. Com todos os eventos que provocam estas alterações no patrimônio da empresa devidamente registrados e organizados no sistema, é possível a emissão de vários relatórios que demonstram de forma clara e completa a real situação patrimonial da empresa.
Uma importante vantagem tecnológica que surgiu com a evolução destes softwares, é que todos são integrados, ou seja, interligados. Assim, tudo que se faz em um módulo (software) pode ser "importado" para outro, facilitando e agilizando ainda mais o trabalho. Por exemplo, os registros dos módulos fiscal e trabalhista podem ser importados ao módulo contábil, evitando que estes devam ser registrados novamente. Isto também diminui os erros, pois não precisando intervir várias vezes, o contabilista tem menos chance de errar. De modo geral, além da praticidade e agilidade que proporciona, a informática favorece a diminuição dos erros e falhas mais comuns.
Com relação aos informativos que devem ser elaborados periodicamente, tais como o DAPI, o SINTEGRA, o CAGED, a SEFIP, dentre outros, os softwares geram arquivos eletrônicos contendo todas as informações específicas de cada informativo. Estes arquivos são importados nos softwares adequados, fornecidos pelos órgãos competentes, onde estes geram as devidas declarações que são transmitidas via internet.
Além dos softwares da chamada "linha contábil", existem outros vários softwares de extrema utilidade e necessidade como os específicos para geração e transmissão dos informativos citados e de declaração de imposto de renda pessoa física, DIRF, DACON, DCTF, dentre tantos outros. Esse conjunto, quase um "arsenal" de softwares é bastante útil e vital à Contabilidade e ao trabalho dos contabilistas.
Além de todas as tarefas e atividades citadas, a informática e a tecnologia permitem ampliar o horizonte da utilização da Contabilidade. Isto porque permite um aumento significativo na qualidade e na quantidade de informações e forma de comunicação. Praticamente obtêm-se as informações de todos os setores, atividades, funcionários e tudo mais que seja necessário à administração das empresas e aos demais interessados em tempo real.
Porém não adiantaria de nada conseguir obter tantas informações de forma tão rápida sem repassá-las aos interessados. Dessa forma, os recursos de comunicação, como fax, internet, entre outros, são extremamente úteis e utilizados pela Contabilidade e seus profissionais. A quantidade de informações que circula por vários meios de comunicação interna ou externamente é gigantesca. Hoje, investidores do outro lado mundo têm acesso às informações sobre a empresa que desejam investir em questão de segundos através da internet, de vídeo-conferência, dentre outros recursos. Várias decisões importantes são tomadas à distância, baseadas nas informações geradas pela Contabilidade e transmitidas pelos mais variados meios de comunicação. Pode-se dizer que hoje em dia, os bens (patrimônios) mais valiosos das empresas são as informações e a comunicação, tudo isso graças aos avanços tecnológicos. E a Contabilidade, como ferramenta de gestão, faz parte de toda esta evolução e produção, transmissão e utilização de informações através da comunicação direta, rápida e eficiente.
Olhando apenas os vários benefícios que a tecnologia, em especial a informática oferece à Contabilidade, pode parecer que o profissional humano, o contabilista, não é mais necessário ou importante, porém a realidade não é bem assim. Para que todos os sistemas funcionem corretamente, é preciso o conhecimento de contabilidade e das técnicas e procedimentos de trabalho do contabilista.
Antes de se iniciar a utilização destes sistemas, é preciso executar uma "rotina" (procedimento) chamada de parametrização. Esta rotina consiste em informar ao(s) sistema(s) o que ele(s) deve(m) fazer. Configura-se cada módulo (e o sistema todo, de forma integrada) de modo que ao se inserir os dados/informações diariamente, o próprio sistema execute todas as atividades e tarefas.
Assim, fica claro que não existe nenhum equipamento e/ou sistema capaz de substituir o ser humano e seu conhecimento. Toda a tecnologia utilizada, em especial neste caso, na Contabilidade, serve para auxiliar o trabalho do contabilista e acrescentar qualidade, eficiência e agilidade ao resultado.
Também não se pode achar que tudo é um "mar de rosas" com relação à informática e à tecnologia. Algumas vezes, por falhas técnicas, ocorrem atrasos na entrega de algum informativo ou no registro dos dados e informações, o que ocasiona multas e/ou outras complicações. Há também a "dependência da energia elétrica", pois todos os equipamentos utilizados necessitam dela para funcionar.
Há ainda as "falhas" mais graves, pois os softwares aumentam a segurança de armazenamento e minimizam erros de cálculo e semelhantes, mas não evitam fraudes. Manipulação de dados, alterações e registros falsos realizados propositalmente dependem do caráter do profissional e não dos recursos tecnológicos.
Hoje é praticamente impensável uma Contabilidade sem o auxílio da informática e da tecnologia, ou seja, é um caminho de evolução sem retorno. Bom, para se discutir todos os prós e contras da tecnologia e da informática, seriam necessários vários livros, mesmo restringindo o tema à relação com a Contabilidade. Assim, busquei neste artigo fazer apenas um apanhado geral sobre a participação da informática na Contabilidade e demonstrar a importância desta parceria de sucesso, demonstrando minha visão, minhas opiniões a respeito."
Justo o que eu procurava sobre controle patrimonial
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